Účtovanie nákupu nealkoholických nápojov v jednoduchom účtovníctve reštaurácie

V kontexte reštauračného podnikania, kde je obrat tovaru a služieb kľúčový, predstavuje správne účtovanie nákladov na nealkoholické nápoje dôležitú súčasť finančného riadenia. Tento článok sa zameriava na špecifické aspekty účtovania nákupu nealkoholických nápojov v systéme jednoduchého účtovníctva, s dôrazom na praktické aspekty a daňové súvislosti pre samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO).

Základné princípy jednoduchého účtovníctva a stravné

Jednoduché účtovníctvo, primárne využívané fyzickými osobami, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, sa zakladá na evidencii príjmov a výdavkov v peňažnom denníku. "Príjmom" sa rozumie prírastok peňažných prostriedkov alebo ich ekvivalentov, zatiaľ čo "výdavkom" je úbytok týchto prostriedkov. Tento systém umožňuje daňovníkom uplatniť si výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov.

Od 1. januára 2022 nastala v oblasti preukazovania stravy pre SZČO dôležitá zmena. SZČO už nemusia preukazovať účtovným dokladom, že im bola strava poskytnutá. Táto zmena priniesla otázky týkajúce sa správneho účtovania nároku na stravné, a to najmä v kontexte podvojného účtovníctva, kde sa SZČO pýtajú, či je potrebné účtovať mesačne alebo raz ročne, a či je nevyhnutné vyplácať stravné aj cez pokladnicu.

V jednoduchom účtovníctve sa v súvislosti so stravným uplatňuje ustanovenie § 19 ods. 2 písm. p) zákona o dani z príjmov (ZDP). Toto ustanovenie umožňuje daňovníkom s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP uplatniť si stravné do daňových výdavkov. Výška stravného je stanovená na každý odpracovaný deň v kalendárnom roku, vrátane sobôt, nedieľ a dní pracovného pokoja, počas ktorých daňovník vykonáva svoju činnosť. Výška stravného je určená ako 55 % sumy ustanovenej na kalendárny deň pre časové pásmo 5 až 12 hodín podľa zákona č. 283/2002 Z. z. Daňovník s príjmami z podnikania a z inej samostatnej zárobkovej činnosti podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP je povinný preukázať, že deň, na ktorý si stravné do daňových výdavkov uplatňuje, skutočne odpracoval.

Účtovanie stravného v jednoduchom účtovníctve pri absencii výdavkov

Ak SZČO účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva nevynaloží konkrétne výdavky na stravné - teda si nevyplatí finančné prostriedky, nezakúpi stravu, stravné poukážky, ani nenakúpi potraviny na prípravu hotového jedla - z účtovného hľadiska nedochádza k zníženiu ekonomických úžitkov. V takom prípade nevzniká náklad, o ktorom by účtovná jednotka účtovala. V súlade s § 2 ods. 4 písm. e) a d) zákona o účtovníctve (ZoÚ) sa totiž nákladom rozumie zníženie ekonomických úžitkov účtovnej jednotky v účtovnom období, ktoré sa dá spoľahlivo oceniť. Ak nedochádza k úbytku peňažných prostriedkov, či už v hotovosti alebo z bankového účtu, nevzniká náklad.

V takomto prípade, pri uzavieraní účtovných kníh, sa v peňažnom denníku zaúčtuje zvýšenie výdavkov podľa § 8 ods. 4 písm. v) zákona o účtovníctve, avšak bez reálneho pohybu finančných prostriedkov. Toto sa vykonáva v rámci uzávierkových účtovných operácií na konci účtovného obdobia, raz ročne, ako jedna suma.

Nealkoholické nápoje ako súčasť prevádzkových nákladov reštaurácie

V kontexte reštauračného podnikania je dôležité rozlišovať medzi nákladmi na stravovanie SZČO a nákladmi na nákup nealkoholických nápojov, ktoré sú súčasťou prevádzkových nákladov reštaurácie. Nákup nealkoholických nápojov, ktoré sú určené na predaj zákazníkom, sa účtuje ako zásoby. Tieto náklady sa stávajú súčasťou nákladov na predané tovary v momente ich predaja.

Pri nákupe nealkoholických nápojov je nevyhnutné dodržiavať postupy účtovania zásob. V jednoduchom účtovníctve sa tieto nákupy zaznamenávajú v peňažnom denníku ako výdavky. V prípade, že ide o platiteľa DPH, je potrebné zohľadniť aj účtovanie v knihe DPH a možnosť odpočtu dane.

Príklad účtovania nákupu nealkoholických nápojov

Predpokladajme, že reštaurácia nakúpi zásoby nealkoholických nápojov v hodnote 100 eur (bez DPH).

• Nákup v hotovosti: V peňažnom denníku sa zaúčtuje výdavok v hotovosti vo výške 100 eur ako nákup tovaru. Ak je reštaurácia platcom DPH a DPH je 20 %, celková úhrada bude 120 eur. V knihe DPH sa zaznamená hodnota DPH na odpočet.
• Nákup na faktúru: Faktúra za nealkoholické nápoje sa zaznamená v knihe záväzkov. Úhrada faktúry bude zaúčtovaná v peňažnom denníku ako výdavok z bankového účtu. V prípade platiteľa DPH sa opäť zaznamená DPH na odpočet v knihe DPH.

V momente predaja nealkoholických nápojov zákazníkom sa ich obstarávacia cena premietne do nákladov na predané tovary. Súčasne sa do výnosov zaúčtuje tržba z predaja.

Stravné lístky a elektronické karty v reštaurácii

V kontexte zamestnancov reštaurácie je dôležité spomenúť aj účtovanie stravného lístkov a elektronických kariet, ktoré predstavujú formu zamestnaneckých benefitov. Podnikateľ si môže zabezpečiť stravovanie pre svojich zamestnancov prostredníctvom stravných lístkov alebo elektronických kariet.

Účtovanie stravných lístkov

Pri nákupe stravných lístkov na okamžitú spotrebu (do jedného mesiaca) sa nakúpené stravné lístky účtujú do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane v čase ich nákupu, v členení ostatné výdavky. Manipulačný poplatok sa tiež účtuje do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane, v členení služby. Keďže sú stravné lístky určené na okamžitú spotrebu, nemusia sa evidovať v knihe cenín.

Ak si podnikateľ nakúpi stravné lístky na dlhšie obdobie vopred (dlhšie ako 1 mesiac), v čase nákupu sa stravné lístky účtujú do výdavkov neovplyvňujúcich základ dane. Manipulačný poplatok sa môže hneď zaúčtovať ako výdavok ovplyvňujúci základ dane - služby. Stravné lístky sa evidujú v knihe cenín a postupne podľa spotreby sa účtujú do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane.

Príklad č. 1 (Okamžitá spotreba): Podnikateľ si objednal stravovacie poukážky na mesiac máj v počte 20 ks po 4,20 eur. Spoločnosť mu vystavila preddavkovú faktúru na sumu 90 eur (84 eur za poukážky a manipulačný poplatok 6 eur). Podnikateľ uhradí preddavkovú faktúru zo svojho bežného účtu. Spoločnosť mu po pripísaní peňazí na svoj účet pošle vyúčtovaciu faktúru a stravné lístky.

• Podnikateľ zaznamená zálohovú faktúru v hodnote 90 eur do knihy záväzkov.
• Úhradu preddavkovej faktúry z bežného účtu zaúčtuje v peňažnom denníku ako výdaj z bežného účtu; v stĺpci výdavky ovplyvňujúce základ dane celkom uvedie sumu 90 eur, ktorú ďalej rozčlení - v stĺpci služby uvedie sumu 6 eur (manipulačný poplatok) a v stĺpci ostatné výdavky uvedie sumu 84 eur.
• Po prijatí vyúčtovacej faktúry ju zapíše do knihy záväzkov s tým, že úhrada prebehla formou platby preddavkovej faktúry.

Príklad č. 2 (Dlhodobé obdobie): Podnikateľ si zakúpil stravné lístky za 3 mesiace. Počet stravných lístkov bol 62 ks po 4,20 eur. Manipulačný poplatok bol v sume 19,60 eur. Ako spôsob platby si vybral platbu na dobierku.

• Podnikateľ zaznamená dodávateľskú faktúru do knihy záväzkov v sume 280 eur (62 x 4,20 + 19,60).
• Úhradu faktúry formou dobierky, t. j. pri preberaní zásielky, zaúčtuje do peňažného denníka ako výber hotovosti z pokladne v sume 280 eur, stravné poukážky v sume 260,40 eura ako výdavok neovplyvňujúci základ dane do stĺpca iné a manipulačný poplatok 19,60 eura ako výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca služby.
• V knihe záväzkov zaznamená úhradu faktúry.
• Nakúpené poukážky zaeviduje podľa dátumu nákupu do knihy cenín ako prírastok (príjem) v počte 62 ks x 4,20 eur = 260,40 eura.
• Spotrebu poukážok zaeviduje ako úbytok do knihy cenín podľa odpracovaných dní. Zároveň ju zaúčtuje interným dokladom a zápisom v peňažnom denníku do výdavkov ovplyvňujúcich základ dane v stĺpci ostatné výdavky.

Evidencia v knihe cenín (pokračovanie Príkladu č. 2):

• Prvý mesiac: Podnikateľ si vezme 22 ks stravných lístkov. Výdaj zaznamená v knihe cenín ako VÝDAJ Z KNIHY CENÍN 22 ks x 4,20 eur. Zostatok 40 ks x 4,20 = 168 eur. Podnikateľ vystaví interný doklad a výdaj stravných lístkov do spotreby zaúčtuje do peňažného denníka ako výdavok ovplyvňujúci základ dane - ostatné výdavky.
• Druhý mesiac: Podnikateľ si vezme 20 ks stravných lístkov. Výdaj opäť zaznamená do knihy cenín 20 ks x 4,20 eur. Zostatok stravných lístkov bude 20 ks x 4,20 = 84 eur. Podnikateľ vystaví interný doklad a výdaj stravných lístkov do spotreby zaúčtuje do peňažného denníka ako výdavok ovplyvňujúci základ dane - ostatné výdavky.
• Tretí mesiac: Podnikateľ si vezme 18 ks stravných lístkov. Výdaj zapíše do knihy cenín ako výdaj 18 ks lístkov po 4,20 eur. Zostatok v knihe cenín bude 2 ks x 4,20 = 8,40 eur. Podnikateľ vystaví interný doklad a výdaj stravných lístkov do spotreby zaúčtuje ako výdavok ovplyvňujúci základ dane - ostatné výdavky.

Na konci roka sa vykoná inventúra cenín. Podnikateľ skontroluje, či mu sedí fyzický stav stravných lístkov podľa knihy cenín, t. j. 2 ks po 4,20 eur. Zostatok lístkov prenesie do ďalšieho roka, v ktorom ich môže minúť alebo vymeniť u poskytovateľa stravných lístkov za nové.

TIP Podnikam.sk: Interný doklad slúži na zaúčtovanie nepeňažných operácií, napr. na zaúčtovanie stravných poukážok v rámci časového rozlíšenia.

Účtovanie elektronických kariet

Podobne ako pri stravných lístkoch, aj pri elektronických kartách je dôležité správne zaúčtovanie. Ak si podnikateľ obstaral pre svojich zamestnancov elektronické karty, ich nákup sa zaznamená ako náklad. Hodnota nabitia elektronickej karty na jeden deň predstavuje výdavok, ktorý môže byť zohľadnený pri výpočte základu dane.

Príklad účtovania nákupu elektronických kariet: Podnikateľ si obstaral pre svojich zamestnancov elektronické karty v počte 5 kusov. Hodnota nabitia elektronickej karty na jeden deň je 5,85 eur. Zamestnancom je zabezpečené stravovanie na plný počet pracovných dní (20).

• Nákup kariet (materiálové náklady): V knihe záväzkov sa zaznamená vznik záväzku voči dodávateľovi elektronických kariet. Úhrada faktúry sa zaúčtuje v peňažnom denníku.
• Nabíjanie kariet: Výdavok na nabitie elektronickej karty na jeden deň sa zaúčtuje v príslušnom mesiaci ako výdavok ovplyvňujúci základ dane v členení mzdy (príspevok zamestnávateľa v sume min. 55 % z hodnoty jedla, najviac však do výšky 55 % z hodnoty stravného lístka), alebo ako výdavok neovplyvňujúci základ dane (v prípade, ak ide o plnú úhradu zamestnancom).

V prípade platiteľov DPH sa účtovný prípad zachytí aj v knihe DPH.

Obed platený v hotovosti na základe dokladu z registračnej pokladnice

Reštaurácia si môže zabezpečiť stravovanie aj priamym nákupom jedla v hotovosti v reštaurácii či bufete. Pri úhrade vystaví reštaurácia (bufet) doklad z registračnej pokladnice, ktorý slúži ako daňový doklad pre účtovanie.

Podnikateľ si k dokladu z registračnej pokladnice vypíše výdavkový pokladničný doklad. Výdavok na základe dokladu z ERP, maximálne však do výšky 4,20 eura za jeden chod, sa zaúčtuje do peňažného denníka ako výber z hotovosti a zároveň ako výdavok ovplyvňujúci základ dane do stĺpca ostatné výdavky. Ak by živnostník platil za obed sumu vyššiu ako 4,20 eura, môže si ako výdavok ovplyvňujúci základ dane uplatniť len sumu 4,20 eura a čiastku, ktorá túto sumu prevyšuje, zaúčtuje ako výdavok neovplyvňujúci základ dane do stĺpca iné.

Správne a dôsledné účtovanie nákupu nealkoholických nápojov a súvisiacich nákladov, vrátane stravovania, je kľúčové pre presné sledovanie finančnej situácie reštaurácie a pre optimalizáciu daňových povinností. Dôraz na detail a dodržiavanie legislatívnych požiadaviek zabezpečí hladký chod podnikania.

tags: #uctovanie #nakupu #nealko #v #jednoduchom #uctovnictve